Optimiza tu tiempo mediante la energía con estos siete ejercicios y técnicas de gestión y cumple objetivos realistas
¿En qué piensas cuando oyes hablar de la gestión de tiempo: listas de tareas interminables, notas adhesivas y una agenda llena? Al verse estresada y sin tiempo, la inversora, oradora, ejecutiva y autora Hanoi Morillo (@hanoimorillo) reveló un gran mito sobre la gestión de tiempo (o time management en su término en inglés).
La verdad es que no se trata solo del tiempo; la gestión de tiempo efectiva tiene que ver con la energía y el control de las distracciones. Dar prioridad a tu energía aumentará tu productividad ya que trabajarás según tus propios hábitos y necesidades.
A continuación, Hanoi comparte siete habilidades y técnicas para conseguir una energía y una gestión del tiempo productivas, desde entender tu energía y reducir la multitarea hasta reconocer lo que te distrae y te hace perder la concentración.
Principios básicos de la gestión de tiempo y energía
Hanoi ha trabajado para marcas internacionales como KPMG y Google, y actualmente es un tiburón en la serie de televisión Shark Tank Colombia. Pero también tiene una pareja, un perro, inquietudes creativas y otras prioridades, como la mayoría de nosotros. ¡Son muchas cosas a la vez!
Para gestionar el tiempo de manera efectiva, Hanoi explica la importancia de encontrar una fórmula de éxito personalizada (que ayuda a crear a los alumnos de su curso de Domestika). Esto implica crear un plan basado en tu capacidad de concentración. ¿Cuánta energía te supone escribir un email o participar en una reunión? Todos tenemos umbrales diferentes.
Si estás dispuesto a optimizar tu tiempo mediante la energía, aquí tienes siete habilidades y técnicas que puedes desarrollar para encontrar tu fórmula.
7 técnicas y ejercicios de gestión de tiempo
1. Analiza tus niveles de energía
Probablemente eres capaz de reconocer cuándo tienes energía y cuándo estás cansado. “La energía y la concentración van de la mano”, explica Hanoi, por esto tienes que empezar a medir tus niveles de energía y empezar a medir tu capacidad de concentración. ¿Cómo te sientes después? ¿El trabajo te da más energía o te cansa? El efecto será diferente dependiendo del tipo de tarea, por ejemplo, una reunión, una redacción, un email. Y no tiene que ver con que disfrutes; hay tareas que te pueden encantar y aun así dejarte exhausto.
Cuando analices esto, encontrarás una forma nueva de medir tu tiempo. Puede que tus tiempos de concentración sean de veinte minutos, de cuarenta o hasta de una hora. Esto te ayudará a planear mejor tu tiempo.
2. Entiende tu indicador actual de productividad
Para este ejercicio, Hanoi plantea tres afirmaciones y establece una escala de puntuación de uno a cinco, siendo uno la menos eficiente.
- Estoy muy concentrado y sé exactamente qué hacer con mi tiempo.
- Tengo hábitos y rutinas que me permiten ser más eficiente y productivo.
- No me dejo llevar por distracciones durante el día.
No hay nada malo en distraerse con facilidad y ser capaz de trabajar únicamente durante periodos cortos de tiempo: todos somos diferentes y tenemos que desarrollar estrategias de gestión de tiempo diferentes. No obstante, verás que cuando encuentres la fórmula perfecta para ti, mejorarás en estas tres afirmaciones.
3. Olvida la multitarea
La multitarea consiste en hacer o procesar varias cosas al mismo tiempo. La mayoría de la gente cree que los humanos podemos hacerlo, pero Hanoi explica que lo que estás haciendo en realidad es pasar continuamente de una tarea a otra.
La ciencia explica que la concentración tarda unos ocho minutos en establecerse. Por ese motivo, si cambias de tarea cada ocho minutos o menos, es muy difícil que te concentres.
El objetivo de una gestión del tiempo y de la energía eficaz es hacer una sola cosa de cada vez, de forma efectiva e intencionada.
4. Entiende qué es lo que te distrae
Tan importante como analizar tu concentración es entender qué es lo que te desconcentra. La distracción hace que las tareas importantes te lleven más tiempo y puedan resultar menos satisfactorias.
Todos somos diferentes: puede que te distraigan las redes sociales, el email o una conversación. Ninguna de estas cosas es mala, de hecho, son importantes, pero no deberían ocurrir durante tu tiempo de concentración.
No te castigues por las distracciones, pero trátalas como si fueran un hobby, busca tiempo para ellas cuando te aporten energía en lugar de desconcentrarte.
5. Haz listas de tareas para las próximas dos semanas
Así es como deberías empezar a planear tu tiempo. Escribe todos tus objetivos, personales o profesionales, para las próximas dos semanas.
A continuación, pregúntate si se corresponden con tus objetivos generales a largo plazo: tu carrera o tu vida personal. Recuerda que tu energía es limitada; asegúrate de que la dedicas a cosas importantes que te harán sentir sano y emocionado.
6. Defiende tu bienestar
Hablando de salud, Hanoi añade que la planificación debe incluir el autocuidado. No importa lo bien que trabajes o gestiones tu tiempo si estás poniendo en riesgo tu salud. Es fundamental dejar tiempo para pasear al perro, hacer estiramientos o ir al gimnasio. De hecho, Hanoi recomienda planear este tiempo primero, y adaptar el resto de tareas a ello.
7. Usa herramientas de gestión de tiempo para encontrar un equilibrio
¡Es hora de dejar atrás la larga y desorganizada lista de tareas! Si creas un plan basado en tus niveles de energía, podrás ver exactamente qué tareas incluir en tu jornada y qué puedes conseguir. El calendario del teléfono o del ordenador (Google Calendar, por ejemplo) está bien, pero también puedes utilizar una hoja de papel o una agenda para planificar tu día a día.
Lo importante es poder ver de un solo vistazo tu plan para ver si las tareas importantes están equilibradas. ¿Tienes suficiente tiempo para la familia? ¿Suficiente tiempo para llamadas de teléfono? Hanoi usa etiquetas adhesivas y subrayadores para codificar las distintas actividades.
Versión en español de @sara_dealbornoz.
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lauren.duplessis
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