Tips para lograr una vida creativa más equilibrada, aumentar la productividad y llevar a cabo tus proyectos en 2022
Concentrarse y mantenerse enfocado en algo, ya sea en el trabajo o en la vida personal, es uno de los grandes desafíos del periodo en el que vivimos. Diariamente somos bombardeados con notificaciones, mensajes y tareas que dificultan la organización y ejecución de nuestros proyectos. Haciendo que las horas del día sean insuficientes.
Si bien, las notificaciones no van a terminar, existen herramientas y soluciones prácticas que pueden ayudarnos a agilizar nuestra rutina y devolver el equilibrio a nuestros días. Para Lygia Pontes (@lygia), consultora y especialista en productividad y felicidad profesional, la organización es una de las claves principales para transmitir confianza y alcanzar nuestros objetivos.
De igual modo, la organización es fundamental para cualquier profesional que busque tener éxito. Después de todo, crear relaciones de confianza nos ayuda a conseguir nuestros objetivos y cumplir metas permite seguir construyendo buenas relaciones laborales. Lygia es licenciada en relaciones públicas, especializada en marketing y gestión de proyectos. Además, tiene una amplia experiencia como profesora de cursos sobre networking, productividad y gestión del tiempo. Su siguiente curso en línea se lanzará pronto en Domestika.
En 2017, fue seleccionada para representar a Brasil como Joven Líder de América Latina, en un intercambio fundado por Barack Obama, el cual aún es promovido por el Gobierno de Estados Unidos y la YLAI (iniciativa Jóvenes Líderes de las Américas).
Para ayudarte a crear una rutina más equilibrada, optimizando el tiempo de creación, la especialista y consultora en productividad y felicidad profesional, nos comparte los consejos esenciales para comenzar el 2022 a lo grande, manteniendo la rutina en orden y realizando proyectos increíbles.
1. Mapea todas tus tareas a detalle
El primer paso para mantener una rutina organizada es planificar todo lo que necesita hacer, desde compromisos laborales hasta pequeños compromisos personales como llamar a un familiar o incluso comprar comida.
Para esto, Lygia recomiendo enumerar en una lista todas las actividades que requieran de nuestro tiempo, pues solo de esa forma podremos comenzar a tener una idea clara de las tareas que ocupan nuestro día.
En esta lista se recomienda incluir actividades de ocio que puedan inspirar momentos creativos, como ver una película, leer un libro o asistir a un evento social.
2. Identifica las distracciones (y reduce su impacto)
¿Alguna vez te has puesto a pensar en el número de veces que te distraes durante el día? Desde el mensaje en el celular, la llamada telefónica, el correo con ofertas o tu gatito pidiendo cariño...estas interrupciones son parte del transcurso del día, pero si sabemos identificarlas es posible atenuar su impacto.
Tener claros los momentos del día donde somos interrumpidos, los tipos de distracciones más comunes y el tiempo que nos toman es una forma de anticiparnos para evitar desperdiciar nuestro tiempo y tener una mejor concentración. Hacer este ejercicio de forma constante es una manera de transformar nuestra relación con el tiempo.
3. Haz tiempo para las distracciones del día
Aún si entendemos las principales distracciones en nuestra rutina, no todas pueden ser evitadas. En algún momento, alguien necesitará que realices una tarea o que regreses una llamada.
Para estas situaciones es importante determinar un tiempo en nuestra agenda. Desde el descanso para responder correos electrónicos y mensajes, hasta las pausas para el café o las llamadas de equipo, es importante hacer espacio en el día para atender estas eventualidades.
De esta manera, lograrás anticiparte a las circunstancias del día y planificar tomando en consideración las distracciones.
4. Define tu tiempo laboral y tu tiempo personal
Este es un punto fundamental, no sólo para optimizar el tiempo y llevar a cabo tus proyectos, sino para mantener un sano equilibrio entre la salud profesional, personal y mental. Por esto, establecer horarios para desarrollar nuestro trabajo y aparte tener tiempo para disfrutar el día es crucial.
Idealmente, trabajo y vida personal pueden convivir armónicamente durante el día. Para esto, puedes establecer tiempos específicos, como utilizar las mañanas para resolver pendientes laborales y dejar las tardes para asuntos personales.
Considera también tiempo para actividades como networking, descanso, reuniones, proyectos personales y ocio.
5. Crea un calendario con tus compromisos y tareas
Organiza todas tus citas y tareas en un calendario, este puede ser digital o físico. Lo que importa es que tus actividades del día estén centralizadas en un solo lugar.
Si bien muchos de nosotros recurrimos a la memoria, dejarlo todo en el aire es garantía de imprevistos y olvidos, por lo que tener siempre a la mano una herramienta que podamos consultar en todo momento puede facilitar mucho nuestros días.
6. Organiza con 7 días de anticipación
Elige un día de la semana, el que tengas más libre, para planear tus próximos siete días. A pesar de existir imprevistos que no pueden anticiparse, tener una visión a corto y mediano plazo puede ser muy útil para entender tus cargas de trabajo.
Este mapeo te ayudará a tomar decisiones más asertivas y conscientes para que no te sientas abrumado con los tiempos. Si los próximos días están llenos, evita realizar nuevas actividades. En cambio, si tienes días tranquilos, puedes adelantar tareas, descansar o distribuir mejor tus responsabilidades.
7. Reserva tiempo para las eventualidades
Este es uno de los consejos más importantes de la lista, ya que rara vez nos anticipamos a posibles emergencias o eventos imprevistos. Por esto, es importante hacer espacio en nuestro día que pueda servir en caso de surgir una circunstancia fuera de nuestro control.
Quizá estas eventualidades no son pan de cada día, pero considerarlas a la hora de planear nuestras semanas nos ayudará a estar mejor preparados y no enloquecer si existe una emergencia.
8. Utiliza herramientas sencillas (y conocidas) para organizarte
Cuando hablamos de métodos de organización, menos es más. Por esto, utilizar herramientas que ya nos son familiares como un calendario, agenda, cuaderno o bloc de notas puede ser más sencillo para iniciar.
De preferencia, es mejor utilizar herramientas que ya conocemos y no complejizar demasiado el proceso solo por seguir los consejos de gurús de la productividad. Lo importante es que comprendas lo que debes hacer de forma sencilla y rápida.
9. Aprende a decir no
Solo podrás mantener una rutina organizada si sabes decir "no" a lo que no es una prioridad. Esto marcará la diferencia ya que comenzarás a hacer espacio para los proyectos en los que sí te interese participar.
Naturalmente, también tendrás más tiempo para planificar y mejorar estos proyectos, por lo que te recomendamos ¡elegir sabiamente!
10. Un trabajo solo entra en tu agenda después de un sí
En muchos proyectos, podemos sentir que no tenemos control sobre una determinada situación o fecha límite. Por esto, es importante tener cuidado de asumir responsabilidades que no seremos capaces de cumplir por falta de tiempo.
Todos los consejos que vimos anteriormente, te ayudarán a tener una visión más amplia de cómo gastas e inviertes tu tiempo. De esta manera, podrás establecer prioridades y tener una rutina equilibrada.
Recuerda que una actividad solo entra en tu agenda cuando tú mismo lo aceptas, por lo que te recomendamos tener cuidado con las actividades que dejas entrar a tu día, ya que el aceptar todas las peticiones de los demás es una forma de autosabotear tu propio día.
¿Te fueron útiles estos consejos? Te recordamos que puedes consultar todos los cursos de consultoría creativa disponibles en Domestika, haciendo clic aquí. De igual modo, te invitamos a estar pendiente del próximo curso de Lygia Pontes en Domestika.
Ilustraciones de @maja_dabek
Versión en español de @karenmercado
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